Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

La présente politique de confidentialité explique comment Pilates AuthentiKa Inc. (« Pilates AuthentiKa », « nous », « notre », « nos ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels que vous nous fournissez lorsque vous visitez notre site Web, communiquez avec nous, vous abonnez à nos communications ou utilisez certains services liés à nos activités de Pilates, de formation et de coaching.

Coordonnées de l’entreprise
Pilates AuthentiKa Inc.
465 Avenue Victoria, suite 505
Saint-Lambert (Québec) J4P 2J2
Courriel : info@pilatesauthentika.com
Téléphone : 438-341-4891

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément aux exigences applicables au Québec, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Katarzyna Frejlich-Morisseau
Pilates AuthentiKa Inc.
465 Avenue Victoria, suite 505
Saint-Lambert (Québec) J4P 2J2
Courriel : info@pilatesauthentika.com
Téléphone : 438-341-4891

Vous pouvez communiquer avec cette personne pour toute question concernant la présente politique, pour exercer vos droits, ou pour formuler une plainte relative à la protection de vos renseignements personnels.

3. Les renseignements personnels que nous recueillons

Selon vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :

a) Renseignements d’identification et de contact

• prénom et nom;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• adresse postale, lorsque nécessaire;
• toute autre information que vous choisissez de nous transmettre.

b) Renseignements liés à vos demandes et à votre relation avec nous

• sujet et contenu de vos messages;
• informations fournies dans un formulaire de contact, une demande d’information ou une demande d’inscription;
• historique de communications avec nous;
• préférences de réservation, d’horaire ou de service.

c) Renseignements liés aux cours, formations et réservations

• informations nécessaires à l’inscription à un cours, à une séance, à une session ou à une formation;
• informations liées à votre dossier client lorsqu’une réservation ou une inscription est effectuée via une plateforme tierce telle que WellnessLiving;
• informations sur votre participation, présence, annulation, transfert ou achat de forfaits, lorsque applicable.

d) Renseignements de paiement

Nous ne souhaitons pas recevoir de données de carte de paiement sensibles directement par courriel ou par formulaire non sécurisé. Selon le mode de paiement utilisé, certaines informations de paiement peuvent être traitées par des fournisseurs tiers spécialisés, par exemple une plateforme de réservation, un prestataire de paiement ou un service de transfert électronique.

e) Renseignements techniques et de navigation

Lorsque vous naviguez sur notre site, certains renseignements techniques et de navigation peuvent être recueillis automatiquement, notamment au moyen de témoins de connexion (« cookies »), de technologies similaires, de Google Analytics et de Google Tag Manager.

• adresse IP;
• type d’appareil;
• type de navigateur;
• système d’exploitation;
• pages consultées;
• date et heure de consultation;
• durée approximative des visites et interactions générales avec le site;
• provenance de la visite;
• données relatives à la navigation, à la performance du site et à l’utilisation de certaines fonctionnalités.

Ces renseignements peuvent être traités de manière agrégée, statistique ou pseudonymisée selon les paramètres des outils utilisés et la configuration retenue sur notre site.

f) Renseignements potentiellement sensibles

Dans certains cas, vous pouvez choisir de nous communiquer des renseignements liés à votre condition physique, à vos limitations, à vos blessures, à votre grossesse, à votre rééducation ou à vos besoins particuliers dans le cadre d’un cours ou d’une formation. Nous vous demandons de ne transmettre que les renseignements raisonnablement nécessaires.

4. Comment nous recueillons vos renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels de plusieurs façons, notamment :

• lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur notre site;
• lorsque vous vous abonnez à notre infolettre ou à nos communications;
• lorsque vous nous écrivez par courriel, nous téléphonez ou communiquez avec nous sur une plateforme sociale;
• lorsque vous cliquez sur un lien menant vers une plateforme externe de réservation ou d’inscription, notamment WellnessLiving;
• lorsque vous vous inscrivez à un cours, à une offre, à une formation, à un atelier ou à une activité;
• lorsque vous effectuez ou tentez d’effectuer un paiement;
• lorsque vous naviguez sur notre site Web.

5. Pourquoi nous recueillons vos renseignements

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels uniquement pour des fins légitimes, sérieuses et limitées, notamment afin de :

• répondre à vos demandes d’information;
• communiquer avec vous au sujet de nos services, cours, formations, ateliers ou réservations;
• gérer les inscriptions, réservations, présences, annulations, reports et suivis administratifs;
• fournir les services que vous demandez;
• vous transmettre des informations utiles liées à votre parcours client ou étudiant;
• administrer la relation d’affaires avec vous;
• traiter ou faciliter certains paiements;
• améliorer notre site Web, notre offre de services et l’expérience utilisateur;
• mesurer l’audience du site et comprendre l’utilisation générale de nos pages et contenus;
• analyser la performance de notre site, de nos services, de certaines campagnes et de nos actions de communication ou de marketing;
• optimiser le contenu, les parcours utilisateurs et certaines fonctionnalités du site;
• assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir les abus, fraudes ou usages non autorisés;
• respecter nos obligations légales, réglementaires, comptables et fiscales;
• lorsque vous y consentez, vous envoyer des nouvelles, promotions, annonces de stages, contenus ou offres de Pilates AuthentiKa.

6. Consentement

Lorsque la loi l’exige, nous recueillons votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels.

En nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, en remplissant un formulaire, en vous abonnant à nos communications, en poursuivant une réservation ou en utilisant certains de nos services, vous consentez à ce que nous traitions ces renseignements aux fins décrites dans la présente politique, sous réserve de vos droits et des obligations légales applicables.

Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.

Lorsque notre site utilise des témoins, balises ou technologies similaires non essentiels, leur utilisation peut également être soumise à vos choix ou préférences de consentement, selon les mécanismes mis en place sur le site au moment de votre visite.

7. Communications promotionnelles

Si vous vous abonnez à notre infolettre ou acceptez de recevoir nos communications, nous pouvons vous transmettre :

• des nouvelles sur le studio;
• des promotions;
• des annonces de stages, ateliers ou formations;
• des informations sur nos offres et services.

Vous pouvez vous désabonner en tout temps en utilisant le lien de désabonnement inclus dans nos courriels, lorsque disponible, ou en nous écrivant à info@pilatesauthentika.com.

8. Tiers et fournisseurs de services

Nous pouvons communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs de services ou partenaires qui nous aident à exploiter nos activités, par exemple :

• fournisseurs d’hébergement Web;
• fournisseurs de services WordPress et d’extensions;
• plateformes d’envoi de courriels ou d’infolettres;
• plateformes de réservation et de gestion de clientèle;
• fournisseurs de paiement;
• fournisseurs d’outils de vidéoconférence, lorsque des cours virtuels sont offerts;
• fournisseurs d’outils d’analyse, de mesure d’audience et de gestion de balises;
• prestataires techniques, administratifs ou professionnels.

Google Analytics et Google Tag Manager

Nous pouvons utiliser Google Analytics pour obtenir des renseignements statistiques sur l’utilisation de notre site, tels que la fréquentation, les pages consultées, certaines interactions générales, le type d’appareil utilisé, le navigateur et d’autres données techniques ou de navigation.

Nous pouvons également utiliser Google Tag Manager pour gérer et déployer certaines balises ou certains codes de mesure sur notre site. Google Tag Manager est un outil de gestion de balises et ne constitue pas, à lui seul, un outil de mesure d’audience; il permet toutefois le déploiement d’outils comme Google Analytics ou d’autres technologies similaires.

WellnessLiving

Certaines réservations, inscriptions ou créations de compte peuvent être effectuées via WellnessLiving, qui agit selon ses propres modalités et sa propre politique de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site ou utilisez un service tiers, les renseignements que vous fournissez peuvent également être régis par les politiques de ce tiers.

9. Communication à l’extérieur du Québec ou du Canada

Certains de nos fournisseurs technologiques ou partenaires peuvent traiter, héberger ou accéder à des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, y compris ailleurs au Canada ou dans d’autres juridictions.

Dans certains cas, cela peut inclure des fournisseurs liés à l’exploitation, à l’analyse ou à la mesure de performance du site, notamment des services fournis par Google. Certaines données techniques ou de navigation peuvent ainsi être traitées à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis.

Lorsque nous communiquons des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous nous attendons à ce que des mesures de protection appropriées soient en place et nous évaluons cette communication selon les exigences applicables.

10. Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires

Notre site peut utiliser des témoins de connexion (« cookies »), des balises, des pixels ou d’autres technologies similaires afin d’assurer le bon fonctionnement du site, de mémoriser certaines préférences, de mesurer l’audience, de comprendre l’utilisation de certaines pages ou fonctionnalités et d’améliorer l’expérience utilisateur.

Nous pouvons notamment utiliser Google Analytics pour recueillir des renseignements statistiques sur l’utilisation du site et Google Tag Manager pour gérer le déploiement de certaines balises ou technologies sur le site.

Ces technologies peuvent permettre de recueillir ou de générer des renseignements tels que :

• les pages consultées;
• la durée approximative des visites;
• les interactions générales avec certaines pages ou fonctionnalités;
• le type d’appareil, le navigateur et certaines caractéristiques techniques;
• l’adresse IP;
• des identifiants techniques associés à la navigation, selon les paramètres des outils utilisés.

Vous pouvez généralement configurer votre navigateur pour refuser certains témoins ou en être informé. Toutefois, la désactivation de certains témoins peut affecter le fonctionnement du site.

Des renseignements complémentaires sur les cookies utilisés, leur durée, leurs finalités et les mécanismes de gestion du consentement pourront également être présentés dans notre bannière ou notre outil de gestion des préférences de consentement, lorsqu’il est disponible sur le site.

11. Renseignements concernant des mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux jeunes enfants sans l’intervention d’un parent ou d’un tuteur. Si nous recueillons des renseignements personnels concernant une personne de moins de 14 ans dans un contexte où le consentement parental est requis, nous demanderons l’autorisation du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, conformément aux exigences applicables.

Si vous croyez qu’un mineur nous a fourni des renseignements personnels sans autorisation appropriée, veuillez communiquer avec nous afin que nous puissions examiner la situation.

12. Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous conservons les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsqu’une durée de conservation plus longue est requise ou permise par la loi.

À titre indicatif :

• Demandes générales de contact : jusqu’à 24 mois après le dernier échange, sauf si un suivi plus long est nécessaire;
• Renseignements liés à l’infolettre et aux communications promotionnelles : jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription, puis pour une courte période raisonnable afin de conserver une preuve de désinscription ou de consentement, lorsque nécessaire;
• Dossiers liés aux réservations, inscriptions, forfaits, cours, formations et relation client : jusqu’à 7 ans après la fin de la relation d’affaires ou du dernier service rendu, lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’administration du dossier ou à la gestion de nos obligations;
• Documents comptables, fiscaux, registres et pièces justificatives : 6 ans suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent, ou plus longtemps lorsque la loi l’exige;
• Renseignements recueillis uniquement pour répondre à une demande sans suite : pendant la durée raisonnablement nécessaire au traitement de cette demande, puis supprimés ou détruits de façon sécuritaire.

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, nous les détruisons de manière sécuritaire ou les anonymisons, conformément aux exigences applicables.

13. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre :

• la perte;
• le vol;
• l’accès non autorisé;
• l’utilisation abusive;
• la communication non autorisée;
• la modification ou la destruction.

Ces mesures peuvent inclure, selon le cas :

• la limitation de l’accès aux seules personnes ayant besoin de connaître l’information;
• l’utilisation de mots de passe et de contrôles d’accès;
• l’hébergement par des fournisseurs reconnus;
• la mise à jour de nos outils;
• des mesures organisationnelles internes adaptées à la taille de notre entreprise.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par les lois applicables, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• le retrait de votre consentement dans certaines circonstances;
• des précisions sur la manière dont vos renseignements sont utilisés ou communiqués;
• le traitement d’une plainte relative à la protection de vos renseignements personnels.

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessus.

15. Plaintes et incidents de confidentialité

Si vous avez une préoccupation, une question ou une plainte concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous traiterons les plaintes de manière confidentielle, diligente et conforme à nos obligations.

En cas d’incident de confidentialité impliquant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures requises par la loi, y compris les notifications appropriées lorsque nécessaire.

16. Liens vers des sites ou services tiers

Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites ou services, notamment des plateformes externes de réservation, d’inscription, de paiement, de médias sociaux ou de diffusion de contenu.

Lorsque vous quittez notre site ou interagissez avec un service tiers, la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels peuvent être régies par les politiques de ce tiers plutôt que par la présente politique. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité.

17. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos technologies, de nos services ou des exigences légales.

La version à jour sera affichée sur notre site Web avec sa date de mise à jour.

18. Nous joindre

Pour toute question, demande ou plainte relative à la présente politique ou à la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :

Katarzyna Frejlich-Morisseau
Responsable de la protection des renseignements personnels
Pilates AuthentiKa Inc.
465 Avenue Victoria, suite 505
Saint-Lambert (Québec) J4P 2J2
Courriel : info@pilatesauthentika.com
Téléphone : 438-341-4891